De kosten van een horeca kassasysteem zijn lang niet altijd zo transparant als je zou verwachten. De maandelijkse prijs wordt meestal duidelijk gecommuniceerd, maar opstartkosten, hardware en vooral betaalverkeer blijven vaak vaag. In dit artikel zetten we helder op een rij wat je écht moet weten over de kosten van een horeca kassasysteem.
Abonnement
De eerste kosten waar je meestal naar kijkt, zijn die van het abonnement. Dit betaal je doorgaans maandelijks of jaarlijks. De meeste kassasystemen voor de horeca werken met verschillende pakketten. Die verschillen onder andere in het aantal apparaten waarop je de kassa kunt gebruiken, de inbegrepen modules en het aantal beschikbare koppelingen.
Kies je eenmaal een pakket, dan kun je dit vaak uitbreiden met extra devices, modules of koppelingen. Ga je voor een jaarcontract en/of jaarlijkse betaling, dan liggen de maandelijkse kosten meestal lager.
Een instap-kassasysteem begint vaak rond de €60 per maand (één device, zonder extra modules of koppelingen). Een meer gemiddeld kassasysteem, bijvoorbeeld met vier apparaten, een boekhoudkoppeling en een QR-order module, kost doorgaans ongeveer €150 per maand.
Hardware
Hardware kan een flinke kostenpost zijn, zeker als je alles nieuw moet aanschaffen. Houd er daarom rekening mee dat er ook kassasystemen zijn waarbij je de hardware van je huidige systeem kunt blijven gebruiken.
De prijs van nieuwe hardware loopt sterk uiteen. Sommige kassasystemen werken uitsluitend op Apple-hardware, terwijl andere prima functioneren op betaalbare Android-toestellen, zoals Motorola-devices. Wat je uiteindelijk betaalt, hangt dus sterk af van de hardwarekeuze en de flexibiliteit van het kassasysteem.
Opstartkosten
Bij een nieuw kassasysteem krijg je vaak te maken met opstartkosten. Deze bestaan meestal uit installatie (online of op locatie), onboarding en/of training. Kassaleveranciers bieden hierin doorgaans verschillende opties, afhankelijk van hoeveel begeleiding je nodig hebt. Daarbij kan de opstart verzorgd worden door het bedrijf achter het kassasysteem, maar ook door een lokale dealer/reseller.
Een eenvoudige, digitale opstart kost vaak rond de €500. Kies je voor een uitgebreide installatie met onboarding en training op locatie, dan liggen de kosten meestal rond de €1.500.
Betalingen
Kosten voor betalingen (payments) zijn een relatief nieuwe, en vaak onderschatte, factor op de Nederlandse POS-markt. Steeds meer kassaleveranciers verplichten je om met een specifieke betaalprovider te werken, of zijn zelf betaalprovider geworden (zoals bijvoorbeeld Lightspeed Payments).
Juist hier zitten regelmatig verborgen kosten. Denk aan vaste toeslagen per transactie bovenop de reguliere kaartkosten, waardoor de totale kosten snel kunnen oplopen. Zo rekent Tebi bij Tap to Pay-transacties onder andere €0,05 per betaling, plus kaartkosten én een extra toeslag tussen €0,03 en €0,06 per transactie.
Het gevolg: betalingen lijken op het eerste gezicht voordelig, maar blijken in de praktijk vaak een stuk duurder dan verwacht. Juist daarom is transparantie en keuzevrijheid bij betaalverkeer essentieel.
Vergelijking kosten horeca kassasysteem
Hieronder vind je een vergelijking van de kosten van een aantal horeca kassasystemen voor een zaak die werkt met vier devices en een jaaromzet draait van €500.000, met circa 8.300 transacties per jaar. De schattingen van de kosten van Tebi en Lightspeed zijn afkomstig van een artikel van MplusKassa.
– Winston POS: 1393,- per jaar abonnementskosten en 737,- transactiekosten per jaar = 2130,- per jaar.
– Tebi: 1000,- per jaar abonnementskosten en 3083,- transactiekosten per jaar = 4083,- per jaar.
– Lightspeed: 1168,- per jaar abonnementskosten en 4417,- transactiekosten per jaar = 5585,- per jaar.
Uit deze vergelijking blijkt Winston POS het meest voordelige kassasysteem in deze casus. Winston werkt op alle hardware en besturingssystemen, waardoor je de hardware zo duur of betaalbaar kunt maken als je zelf wilt. De opstartkosten van Winston liggen tussen de €700 en €1.100 bij installatie en onboarding op locatie.
Voor welk systeem jij moet kiezen
Uiteindelijk spelen er natuurlijk veel factoren mee. Het type horecazaak dat je runt, het systeem waar jij een goed gevoel bij hebt, je aantal transacties en omzet, de modules en koppelingen die je nodig hebt en het aantal apparaten dat je wilt gebruiken.
Daarom raden we altijd aan om met meerdere kassasystemen in gesprek te gaan. Zo krijg je een goed beeld van de verschillen en kun je een weloverwogen keuze maken die past bij jouw zaak.
Mocht je eens in gesprek willen met Winston POS, neem dan contact op.
Frequently Asked Questions
Wat kost een horeca kassasysteem in 2026? Een kassasysteem voor een gemiddelde horecazaak met een jaaromzet van €500.000 kost doorgaans tussen de €2.130 en €6.000 per jaar. Hardware- en opstartkosten zijn hierbij niet inbegrepen.
Wat bepaalt de maandelijkse kosten van een horeca kassasysteem? De maandelijkse kosten worden voornamelijk bepaald door het aantal apparaten, de maandelijkse omzet, het aantal transacties, de modules en koppelingen die je gebruikt en het gekozen supportpakket.
Wat is het goedkoopste horeca kassasysteem? Uit de bovenstaande vergelijking komt Winston POS als het goedkoopste horeca kassasysteem, maar uiteraard kan de som voor iedere horecazaak anders uitvallen.